HISTORIA DEL PROTOCOLO
El término protocolo, procede del latín "protocollum", que a su vez procede del griego (en griego deviene de protos, primero y kollom, pegar, y refiere a la primera hoja pegada con engrudo). En su significado original, venía a decir que "protocollum" era la primera hoja de un escrito. La primera hoja en la que se marcan unas determinadas instrucciones. Esta definición marca el inicio de lo que más tarde será el verdadero significado del término protocolo.
Pero otros autores, como Escriche, indican como origen vocablo que viene del griego, protos viene de primero en su línea y de origen latino collium o collatio que significaría cotejo.
Según el diccionario de la Real Academia Española, entre otros significados, protocolo es: La regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o por costumbre.
CLASES DE PROTOCOLO
ATENDIENDO A SU CARÁCTER:
-Público: se refiere al estado o a la persona unida a él y que desempeña un cargo que ejerce legalmente (por ejemplo, una alcaldía, administración pública...).
-Privado: referido a personas, asociaciones, partidos políticos...
SEGÚN EL ESPACIO EN EL QUE SE DESARROLLE EL ACTO:
-Cerrado: instalaciones de un palacio...
-Abierto: desfile militar, colocación de la primera piedra...
EN FUNCIÓN DE SUS CLASES:
-Civil.
-Castrense: protocolo militar (se rige por sus propias normas).
-Religioso.
A pesar de las posibilidades analizadas, José A. Urbina clasifica el protocolo como sigue:
POR LA NATURALEZA DE SU FUNCIÓN:
el protocolo estructural, donde se determina la estructura y las jerarquías.
protocolo de gestión: se determina la estructura y gestiona realizada en su seno; diferencia entre protocolo y atención a las personalidades. Determina la asistencia y atención integral a personalidades.
Protocolo de la eficacia personal: se gestiona y perfecciona la eficacia de las personas en sus relaciones con los demás (intereses
PROTOCOLO DE CORRESPONDENCIA
PROTOCOLO DE TARJETAS
A la hora de utilizar y confeccionar tarjetas de visita, deberemos analizar el uso de las mismas: personal o profesional. El formato más utilizado para ambos casos es la tarjeta de 9,5 de ancho por 5,5 de alto (cms). El color siempre blanco o marfil, para tarjetas personales, y para uso profesional/empresarial, se pueden admitir diseños y colores mucho más atrevidos. El sobre a utilizar, deberá ser del mismo tamaño, color y tipo de papel que la tarjeta de visita. Los datos indicados en la misma varían dependiendo del uso. Las tarjetas de visita personales ponen el nombre de la persona con sus dos apellidos, y debajo si lo desea el nombre de su pareja/cónyuge. Aunque aún se utiliza, está cayendo en de uso la utilización del nombre de la esposa, su primer apellido y luego seguido "del primer apellido del marido". Por ejemplo Carlos Redondo Silvarius y debajo María Jensen de Redondo. Ahora es más habitual poner sus nombres completos. En la parte inferior (centrado o parte inferior derecha) la dirección y si lo desea al teléfono. En estas tarjetas no se debería poner cargos de empresa ni departamentos. Sólo se admite en títulos nobiliarios.
PROTOCOLO PARA HACER UNA CARTA
Es evidente que el uso de las nuevas tecnologías está dejando a un lado la práctica de escribir cartas tradicionales, de nuestro puño y letra. Aunque antes de la "popularización" de los ordenadores personales, el teléfono ya había dado un importante "golpe" a este medio de comunicación: la carta manuscrita. No obstante, aún seguimos utilizando este medio para determinadas ocasiones que ahora veremos.Con respecto a como realizar una carta (tratamientos, membrete, fecha, destinatario, cuerpo, despedida,
PORTAFOLIO DE SERVICIO DE LA ORGANIZACIÓN
Un portafolio de servicios es un documento en el cual se contempla la información básica y precisa de una empresa.
Mediante el Portafolio de Servicios, la empresa da a conocer en forma detallada las cosas, elementos, productos y servicios que ofrece a sus clientes.
También se puede denominar cartera de servicios, y su significado es lo mismo.
PARTES QUE COMPONEN UN PORTAFOLIO DE SERVICIOS
Breve reseña histórica de la empresa.
Visión
Misión
Objetivos de nuestra empresa
Productos
Servicios
Garantías
Socios
Proveedores
Respaldos
Clientes de la empresa
Datos de contacto como:
correo electrónico,
dirección,
teléfono,
fax etc....
Normas técnicas colombianas para la elaboración de documentos comerciales para presentación de informes INCONTEC
Se pude definir que las normas incontec son pautas muy importantes a la hora de la presentación de un escrito, ya sea en trabajos, tesis, monografías,proyectos, ensayos, informes, etc.
Ya que lo que se quiere llegar a obtener es un escrito con buena presentación, tantoestética como ortográficamente, verificando unas márgenes, espacios y signos de puntuación.
Teniendo en cuenta lo que son en la portada, el titulo claro y conciso del tema que se vaya a tratar, realizar una tabla de contenido sobre los temas,introducción, conclusión, notas de pie de página, cuerpo del trabajo, bibliografía, referencias, anexos, recomendaciones.
Se podría decir que el objeto central de esta norma, es establecer etapas y procedimientosque se deben seguir para obtener un buen resultado de la presentación de un trabajo deinvestigación.
NORMAS DE CALIDA, APLICADAS A LA ELABORACION Y PRESENTACION DE DOCUMENTOS
elaboración de documentos te es una norma técnica Colombiana que sirve para realizar un documento o comunicación escrita, como se es llamada en el ámbito de las empresas, esta es utilizada para manejar información, entre empresas, personas naturales y así mismo para la relación entre empresas y empleados .Estas nos muestran una forma correcta de realizar las cartas administrativas; como lo son sus estilos, sus zonas, sus partes, sus aspectos más importantes, sus generalidades y sus márgenes. Todo esto en relación a la elaboración de una carta correcta y excelente
ELABORACIÓN DE SOBRES COMERCIALES:
Esta norma es importantísima en una unidad de correspondencia; ya que a la hora de enviar por correspondencia una carta administrativa o documento en especifico de la institución, este nos sirve como una cubierta que guarda y protege el documento que guardemos dentro, todo esto para la protección de envío y de una entrega segura.
Básicamente los sobres comerciales, son muy utilizados por las empresas; en estos se especifican diferentes datos de grandísima importancia, como lo son; el destino (local, nacional o internacional), su aplicación (oficio, tarjeta o manila) también se especifican las zonas en las cuales va ubicada la información, también los datos (remitente y destinatario) sus partes y los aspectos generales de este documento; todo esto del documento que se envíe dentro del sobre comercial.
ELBORACIÓN DE MEMORANDOS:
La norma técnica Colombiana para la elaboración de memorandos, es igualmente de importante como las demás, ya que es una comunicación escrita decarácter interno de toda empresa; ya que esta se utiliza para transmitir informaciones, orientaciones, y pautas de las diferentes dependencias, como lo sean locales, regionales, nacionales o internacionales.
Esta misma norma con lleva a distintas especificaciones importantísimas como lo son sus clasificaciones, estilos, sus requisitos (márgenes y partes del documento) y así mismo sus aspectos generales; para así contener una documentación muy buena dentro de la empresa y sus empleados.
ELABORACIÓN DE ACTAS ADMINISTRATIVAS:
La norma especificada a continuación que es de la actas administrativas es importantísimos en el tratado de información dentro las empresas einstituciones; ya que este es un documento en el cual se muestra y consta lo sucedido, tratado, mencionado y acordado dentro de una reunión empresarial.
En esta se muestran las diferentes clases de actas que existen, como lo son las registradas y no registradas:
ELABORACIÓN DE HOJA DE VIDA:
Básicamente, esta norma es importantísima para la relación entre personas que laboran en una institución o empresa; en esta se relacionan los datos personales, estudios, experiencia y referencias que califican a una persona para el desarrollo de una determinada actividad o labor.
En esta norma técnica Colombiana, se muestran los diferentes requisitos, como lo son las márgenes del documento, sus partes también son mostradas (como lo son los datos personales, estudios, experiencias, investigaciones, referencias, fecha), y así mismo los aspectos generales, para mostrar y desarrollar una hoja de vida excelente.
ELABORACIÓN DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS:
La norma de presentación de certificados constancias, es de igual importancia como las demás, dentro de la documentación empresarial; estos se definen como:
CERTIFICADO:
Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legibilidad de un hecho o un acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un hecho o un acto judicial, ceremonia, juramento o norma)
CONSTANCIA:
Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.
En esta se muestran, diferentes aspectos para una elaboración correcta y un contenido completo; sus estilos en los cuales se puede desarrollar, márgenes, las diferentes partes (cargo, fecha, número, identificación, texto, firma, transcriptor) y así mismo se muestran sus aspectos generales de presentación de las mismas.
ELABORACIÓN DE INFORMES ADMINISTRATIVOS:
Esta norma técnica Colombiana es importantísima dentro de la unidad de correspondencia; ya que este en forma administrativa nos da a conocer o describe el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto que sea de carácter administrativo.
Básicamente el informe administrativo debe contener; cuerpo del informe, su clasificación, dependiendo como se desee y también las márgenes como se especifica en la norma técnica.
La precedencia
La idea de precedencia es "quien precede a quien", "quien está antes de quien", "quien tiene prioridad sobre quien"
La precedencia, es la prioridad que el protocolo determina a autoridades, personas, organismos, instituciones etc. en actos oficiales.
El orden de precedencia es, pues, el orden que asigna el protocolo a autoridades, organismos o instituciones en actos oficiales.
A nivel diplomático, la precedencia de los embajadores, generalmente está determinada por la antigüedad que tienen en ese país, es decir, por el orden cronológico de presentación de las cartas credenciales
En las fuerzas armadas existe también un orden de precedencia, basado en el escalafón militar. Así existe también en la Iglesia en la Nobleza y en otrasorganizacionesjerarquizadas
PRESEDENCIA MILITAR
La precedencia de los agregados militares venezolanos estará en función de su grado, si son generales o almirantes, vendrán inmediatamente detrás del funcionario diplomático habilitado para reemplazar en ausencia al jefe de misión; si su grado es coronel o capitán de navío; irán después del ministro consejero de la embajada o legación; si son teniente coroneles, mayores o su equivalencia después del primer secretario y si son capitanes o su equivalente, detrás del segundo secretario.
*La precedencia de los jefes de misión será establecida por el orden cronológico de la entrega de cartas credenciales.
*El Orden de precedencia dentro de cada misión diplomática, será el establecido por el respectivo país.
La precedencia de las fuerzas integrantes de la institución armada es la siguiente:
*Ejercito
*Marina
*Aviación
*Guardia Nacional
